Atelier de gestion des archives numériques pour les artistes  

Vos courriels, dossiers et espaces de stockage s’accumulent-ils plus rapidement que vous ne parvenez à les organiser ? Les outils numériques, comme les boîtes courriel et les espaces Drive, créent et conservent continuellement des données, jusqu’à former une accumulation documentaire (backlog) quasi-infinie.  
 

Réservée aux membres de Culture Laval, cette activité gratuite animée par William Jourdain, l'ADN de Culture Laval, vous aidera à amorcer une gestion plus simple, cohérente et durable de vos documents numériques pour réduire la charge mentale et améliorer le travail au quotidien.  

1. Présentation d’un nouveau guide en 10 étapes

Un premier bloc est consacré à la découverte du Guide de bonnes pratiques en gestion des archives numériques en 10 étapes, un nouvel outil conçu pour les artistes, les collectifs et les organismes culturels, disponible dans l'espace membre du site Web de Culture Laval. 

Le guide propose une démarche progressive pour retrouver, protéger, transmettre et préserver les documents liés à une pratique artistique ou à la gestion d'un organisme. Il aborde les sujets suivants : 

• Définitions des outils de gestion documentaire 
• Diagnostic express 
• 10 règles essentielles 
• Comment choisir où conserver les documents, structurer les dossiers, nommer les fichiers, gérer le cycle de vie des documents, fermer un projet, sauvegarder et s'assurer de la continuité des projets
• Comment dresser un inventaire et nettoyage périodique 
• Créer son propre assistant personnel d'aide à la gestion documentaire

Le tout se conclut d'une annexe contenant des fiches à remplir d'outils de gestion documentaire. 

 

2. Atelier pratique en groupe

Un deuxième bloc sert ensuite à passer à l’action en amorçant l’adaptation du guide à votre propre environnement de travail, qu’il s’agisse de vos dossiers, fichiers, boîtes courriel, espaces Drive, ou disques durs externes. Vous devez apporter votre ordinateur portable. 

Des gabarits à remplir vous seront fournis pour commencer à structurer vos processus : 

• Liste d’abréviations 
• Fiche de convention de nommage 
• Fiche d’analyse des besoins 
• Fiche de plan de classification 
• Fiche de calendrier de conservation 

L’objectif est d'amorcer votre réflexion et de commencer à remplir les gabarits en groupe. Vos questions profiteront également aux autres personnes présentes, étant donné que les difficultés liées au classement, au repérage et à la conservation des documents sont récurrentes. 

Gratuit. Places limitées. Inscription requise.  

Un atelier réservé aux organismes culturels sera bientôt annoncé.