Introduction à l'archivage numérique en milieu culturel
Agent·e de développement culturel numérique (ADN)
Gestion de l’information et des archives
Étapes de l’archivage pour les archivistes
3.2 Journées d’archives institutionnelles de l’AGAC
Cet article se présente dans un format un peu plus étendu que ce qui est d’ordinaire proposé dans notre rubrique numérique puisqu'il résulte d'une collaboration entre l'agent de développement numérique de Culture Laval et ses homologues de l’Association des galeries d’art contemporain (AGAC) et de Xn Québec. Nous les remercions chaleureusement pour leur apport.
1. Introduction
Cet article s’adresse aux artistes, travailleur·euse·s culturel·le·s, représentant·e·s d’institutions, de PME ou d’OBNL et interroge une question centrale : Pourquoi traiter ses archives numériques de manière régulière et continue ?
Ce sujet, bien qu’il puisse paraître technique, touche directement à ce qui nous rassemble : préserver, transmettre et valoriser la création culturelle. Au-delà du simple classement de fichiers, il est important de savoir comment protéger adéquatement des traces, des œuvres, des idées, et des histoires qui composent notre mémoire collective.
Ce texte présente certaines particularités de l’archivage numérique dans le milieu culturel, tout en montrant que plusieurs principes peuvent s’appliquer à d’autres domaines d’activité. L’objectif est de sensibiliser les acteur·rice·s culturel·le·s à l’importance de bien organiser et classer leurs archives numériques, de démystifier quelques notions essentielles de l'archivage dans un contexte numérique et d'offrir des pistes concrètes pour réfléchir à ses propres pratiques.
2. Définitions générales
Agent·e de développement culturel numérique (ADN)
« Depuis 2019, une cinquantaine d’agent·e·s de développement culturel numérique du Réseau ADN sont engagé·es dans une démarche d’appropriation des pratiques numériques au sein de 57 des plus grandes organisations culturelles québécoises. Les agent·es de développement numérique (ADN) du milieu culturel québécois forment une communauté de pratique. [...] Ainsi, des ADN sont au service d’organisations nationales, régionales ou sectorielles, tous fédérés au sein d’un même réseau québécois. L’un des objectifs est de favoriser l’émergence d’un nouveau leadership numérique dans le secteur culturel, afin de soutenir et d’accélérer la transformation numérique des organismes culturels. » (RADN, 2025)
Gestion de l’information et des archives
« Discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'un organisme, depuis l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à celle de l'élimination de l'information ou de sa conservation à long terme. » (Secrétaire du Conseil du Trésor, 2012)
Étapes de l’archivage pour les archivistes
1. Analyse de besoin ;
2. Création de documents dans le cadre d’activités ;
3. Évaluation de la valeur des documents afin d’établir leur durée de conservation et leur sort final, soit la conservation ou l’élimination ;
4. Accroissement des documents ;
5. Classification des documents ;
6. Description et indexation des documents ;
7. Diffusion des documents ;
8. Préservation des documents.
(Carol Couture et collaborateurs, 1999)
3. Études de cas
3.1 La slow.tech
L’archivage numérique ne consiste pas simplement à enregistrer des documents sur son ordinateur ou à effectuer des sauvegardes, mais guide l’usage que l’on fait de nos outils informatiques. Ceux-ci créent des données archivées numériquement par défaut et en continu ; en conséquence, l'espace de stockage des données, notamment dans l’infonuagique, ne cesse de croître. Au cours des 25 dernières années, l'essor et l'adoption généralisée du numérique ont favorisé une logique d'expansion de l’information, comme si l'espace de stockage, qui est virtuel et non physique, était infini, sans limites, sans impact sur l'environnement ni sur nos habitudes de consommation, d'accumulation et de recyclage, et sans frontière territoriale.
Contrairement à l'espace physique, qui est visible et tangible, l'espace numérique demeure souvent moins apparent, voire invisible — on ne le perçoit pas comme on verrait un dépotoir de déchets atteindre sa pleine capacité. Pourtant, la production de nouveaux appareils et leur consommation énergétique s'inscrivent dans une logique extractiviste, fondée sur l'exploitation massive de ressources naturelles, qui est néfaste, car elle repose sur l'idée fausse que les ressources et les matériaux seraient infinis. Le développement du numérique est donc étroitement lié à l'évolution et l'essor de l'infonuagique et des outils informatiques.
Cette étude de cas vise à offrir des solutions à la surconsommation du numérique et à sa forte empreinte environnementale dans les aspects du travail des acteur·rice·s culturel·le·s. Les solutions proposées portent sur la gestion des données (arborescence, nommage, versionnage, élimination des doublons) ainsi que l'utilisation de solutions d’outils de bureautique, de création et d’infonuagique.
Dans un contexte où les volumes de données numériques sont en constante expansion, comment adopter une posture de durabilité en archivage numérique ? Comment concilier innovation et durabilité, en allant dans le même sens, pour réduire notre empreinte numérique ?
Définitions en lien avec la slow.tech
Durabilité
Pendant à sustainability en anglais, qui signifie une configuration d’un environnement qui permet sa soutenabilité, sa pérennité. Elle est la satisfaction des besoins des générations présentes sans compromettre la capacité des générations futures à satisfaire leurs propres besoins (Microsoft, s.d.).
High-tech (haute-technologie)
Technologie d'avant-garde issue de la recherche et du développement et susceptible d'être mise en œuvre dans des applications industrielles et commerciales innovantes. Une entreprise de haute technologie, familièrement appelée une techno, consacre une partie importante de ses ressources à la conception et au développement de technologies d'avant-garde ou de produits et procédés de fabrication novateurs. Par exemple, les robots conversationnels, les navigateurs Web alimentés à l’intelligence artificielle, les téléphones, montres, ou lunettes intelligentes, la réalité augmentée ou virtuelle (AR, RV), la chaîne de blocs (blockchain) (Office québécois de la langue française, 2006).
Low-tech (basse-technologie)
Qualifie des objets, des systèmes, des techniques, des services, des savoir-faire, des pratiques, des modes de vie et même des courants de pensée, qui intègrent la technologie selon trois grands principes : utile, accessible et durable. Par exemple, des appareils informatiques reconditionnés (augmentation du cycle de vie), téléphones modulaires avec des composants facilement remplaçables (Fairphone), sites Web et applications utilisant une quantité réduite de codage et de données (composantes textuelles, graphiques et vidéo), et hébergés sur des serveurs moins énergivores (Low-tech Lab, s.d.).
slow.tech
Posture et démarche qui pensent notre rapport à la technologie et aux conceptions techniques avec pour objectif de réduire le plus rapidement possible la contribution de la high-tech aux crises environnementales, d’économiser cette ressource qu’est la high-tech pour nous préparer à être moins high-tech d’ici quelques décennies, et enfin, de retrouver une relation à la technologie qui soit apaisée, sereine et saine.
D’un point de vue opérationnel, la slow.tech est pour la fin de l’abondance en remplaçant systématiquement de la haute technologie par de la basse technologie. Par exemple en communiquant par texto plutôt que via le réseau 5G (GreenIT, 2022).
Le néologisme slow.tech est donc un jeu de mots avec low-tech et slow (lenteur) et un refus d’une high-tech exclusive.
Démystifier la slow.tech
Frédéric Bordage, dans son article publié sur GreenIT (Frédéric Bordage, 2022), collectif voué à la recherche et à l'action pour un numérique responsable, intitulé Sobriété : manifeste pour une slow.tech, propose des solutions pour mettre en œuvre la sobriété numérique. Il explique que nous sommes devenus dépendants de la haute technologie à cause des écrans des outils et de l'archivage continu de nos données. Il perçoit que d'un point de vue sociétal, la forte dépendance de nos sociétés aux technologies de pointe est telle qu’une rupture, même temporaire, de leur disponibilité aurait des conséquences majeures, ce qui rend indispensable de renforcer notre autonomie vis-à-vis de la haute technologie pour accroître la résilience de notre civilisation. Il soutient qu'il serait donc primordial de proposer une alternative à la vision exclusivement high-tech de l’avenir, irréaliste et irréalisable, en développant des technologies utiles, respectueuses des êtres humains et même désirables, plutôt que des outils manipulateurs, exploiteurs et asservissants.
Selon lui, la slow.tech a deux facettes ; c'est une posture pour penser notre rapport à la technologie et c'est aussi une démarche opérationnelle de conception technique. En support à ces objectifs, l'auteur propose de remplacer progressivement la high-tech par de la low-tech dès que possible, afin de transitionner vers un monde qui, demain, sera inévitablement plus low que high. Bref, il y voit une approche d'économie des ressources naturelles qui s'épuisent à cause de l'extractivisme de la high-tech en mettant fin à l'abondance.
Impact environnemental de l’archivage numérique
La surconsommation énergétique des centres de données, de l’infonuagique et de l’intelligence artificielle (IA) : Les composantes des appareils informatiques sont de plus en plus complexes et la demande (et l'offre) sont de plus en plus significatives. Cette situation est en train de mener à une crise énergétique, comme c’est le cas dans l’État de Virginie aux États-Unis. Internet y existe physiquement dans des entrepôts (c.-à-.d. des centres de données) et le fort développement requiert une puissance colossale de ces complexes technologiques. La multiplication de ces installations conduit à une utilisation plus importante des énergies fossiles.
Notre dépendance aux données numériques expliquerait l’existence de la « Data Center Alley », au cœur de la Virginie où il y a des centaines de bâtiments abritant des milliers de serveurs et qui est considérée comme un pilier de l’infonuagique mondial. Plus précisément, Ashburn, une petite ville de 50 000 habitant·e·s, n'est pas une ville typique. Ses boulevards sont immenses et bordés d'innombrables entrepôts. Ces derniers ressemblent à des centres commerciaux, mais sont en fait des centres de données. La ville a des airs de parc industriel géant. Les fournisseurs d'énergie ne parviennent pas à répondre à la demande. D'ailleurs, le gouvernement Trump souhaite favoriser le développement des énergies fossiles plutôt que des énergies renouvelables (Radio-Canada, 2025).
Centres de données durables québécois
Et qu'en est-il des localités ? Pourquoi acceptons-nous par défaut que nos données soient archivées à l'extérieur de nos frontières physiques ? Il existe des alternatives qui permettraient de développer un territoire numérique axé sur les spécificités environnementales des territoires physiques, et de partager des ressources et des services entre les nations. La localisation des centres de données influence directement l’empreinte carbone liée à leur usage. Les centres de données jouent un rôle crucial dans le fonctionnement des organisations en assurant le soutien des services.
L’empreinte environnementale des centres de données dépend de leur localisation et du mix énergétique qui alimente l’électricité qu’ils consomment. Lorsque cette électricité provient majoritairement de combustibles fossiles, les émissions de gaz à effet de serre (GES) sont bien plus élevées que dans des régions alimentées par des sources d'énergie renouvelable, comme l’hydroélectricité au Québec. Il existe également un second facteur qui est lié à leur système de refroidissement, servant à dissiper la chaleur produite par les serveurs et les équipements réseau. Ces systèmes consomment d’importants volumes d’eau, ce qui pose des défis en cas de stress hydrique, comme c'est le cas dans les zones arides, par exemple dans l'état susmentionné de la Virginie aux États-Unis (Xn Québec et Addendum, 2025).
Pour l’instant, seuls 3,3 % des centres de données mondiaux sont installés au Canada. Certains autres gouvernements imposent des politiques de localisation des données pour des motifs de cybersécurité, obligeant ainsi le stockage de certaines ou de toutes les données de leurs citoyen·ne·s sur le territoire national. C'est le cas de la Russie et de la Chine, qui appliquent des réglementations strictes en la matière, justifiant l’implantation d’infrastructures locales de stockage. Malgré tout, les données personnelles circulent en dehors des espaces de souveraineté juridique des États et demeurent principalement sous le contrôle des régimes de régulation des pays d’appartenance des géants du numérique et, en conséquence, la question de la souveraineté numérique (cybersouveraineté) est à nos portes (Bibliothèque de l'Assemblée nationale, 2025).
Par souveraineté numérique, on entend la capacité de s’autodéterminer dans l’espace numérique. Il s’agit de la capacité à fonctionner efficacement et à prendre des décisions indépendantes concernant ses infrastructures, ses données et sa propriété intellectuelle numériques, quel que soit l’endroit où les technologies sont développées, hébergées ou soutenues (CAIRN, 2020) (Gouvernement du Canada, 2025).
Quelle est donc notre autonomie dans un environnement mondialement connecté ?
Innovation + durabilité
Il y a une dynamique sous-estimant les impacts liés à la croissance continue du stockage numérique qui est due à la captation et la conservation d’importants volumes de données qui semble invisible.
Ceci a des conséquences :
- Entraîne une croissance exponentielle des actifs numériques hébergés au sein des centres de données. Accumulation = garbage in – garbage out. Le résultat est notre difficulté à se retrouver dans nos arborescences de documents.
- Conduit souvent à une accumulation excessive d'actifs numériques, puisque l'immatérialité de ces derniers supprime les contraintes d'espace physique et laisse rarement place à l'évaluation rigoureuse des conséquences environnementales et économiques de leur conservation. Cette négligence de l’impact du numérique, qui est réel, engendre sa surutilisation.
- Propulse le volume de données hébergées à l’échelle mondiale à des niveaux sans précédent. En quelques années, les organisations ont remplacé d'importantes quantités de copies physiques par des mégatonnes de données numériques, souvent dupliquées. Il y a donc la création de doublons, ce qui diminue la facilité de la gestion documentaire.
Donc, comment rendre les opérations des structures organisationnelles et entrepreneuriales du milieu culturel plus vertes et efficientes ?
Xn Québec a publié en 2025 le livre blanc Quand l'innovation rencontre la durabilité. Cet organisme soutient les producteur·rice·s de la créativité numérique québécoise pour une croissance responsable de l’industrie. Il prône que le numérique et l’innovation ne sont pas incompatibles et effectue un appel à l'action pour ce milieu qui utilise de plus en plus de ressources documentaires et de données numériques (Xn Québec et Addendum, 2025).
Quelques actions à privilégier :
1. Stocker moins de données et limiter la quantité de données hébergées et l’envergure des actifs entreposés dans le nuage, ce qui permet de réduire les coûts de stockage et de diminuer l’empreinte environnementale.
- Chez Microsoft : Limiter le nombre de versions des documents dans Microsoft 365 (SharePoint < Paramètres < Paramètres de contrôle de version). Il est possible de supprimer automatiquement les versions les plus anciennes lorsque le nombre de versions dépasse un nombre défini. Le nombre défini par défaut est 1000, un niveau bien supérieur aux besoins courants.
- Chez Google : Tout l'historique des versions des documents est enregistré par défaut pendant 30 jours dans Google Drive. Aucun paramétrage de la quantité de versions n’est possible (ce qui est problématique).
2. Adopter une gestion des fichiers plus efficace, en implémentant des procédures claires de nommage. Exemple de gestion des fichiers de projet lors de sa clôture (Université Paris 1 Panthéon Sorbonne, 2021) :
- Nommage du plan : 2026-Nomduprojet_PL
- Nommage de la version finale : 2026-Nomduprojet_VF
- Supprimer tous les autres documents et garder seulement le plan et la version finale.
- Possibilité de garder des gabarits pour des projets futurs.
Xn Québec conseille d'adopter une solution de gestion intégrée des documents (GID). Des politiques de gestion documentaires simples, qui sont régies par un calendrier de conservation, permettant d’optimiser les espaces alloués aux logiciels, aux données et aux documents. Cette gestion intégrée des documents (GID) se fait, peu importe leur support et leur format, et ce, durant tout leur cycle de vie. Ces mesures réduisent, entre autres, les coûts liés à l’hébergement et diminuent l’empreinte environnementale d’une organisation. Cette posture structurée de la gestion documentaire minimise également l’utilisation de l’espace de stockage, limitant la duplication des fichiers et réduisant la consommation énergétique des serveurs (EBSI, 2020).
Il est également possible de consulter la liste des différents modèles de calendrier de conservation de Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BAnQ) : https://www.banq.qc.ca/notre-institution/recueils-de-delais-de-conservation/
Bref, une gestion documentaire optimisée contribue à réduire l’empreinte carbone liée à la gestion des actifs numériques et améliore la rapidité et la fluidité des processus internes, comme la classification, le repérage et l'accès aux documents, données et informations institutionnelles.
Un projet de Gestion intégré des documents (GID) est donc gagnant pour l’environnement et pour la performance d’une organisation. Par exemple, la Ville de Laval a modifié les règles de conservation des fichiers de vidéosurveillance de ses installations. Cette réduction de la durée de conservation des fichiers vidéo de surveillance, d'un an à un mois, a permis de diminuer l'impact environnemental de la municipalité.
Sobriété numérique au quotidien
Plusieurs outils soutiennent l’adoption de pratiques de sobriété numérique au quotidien. De nombreux calculateurs de l'empreinte carbone du numérique sont à notre disposition, comme :
- Code Carbon : https://codecarbon.io/
- Ecologits : https://ecologits.ai/latest/
- AI Impact Tracker : https://chromewebstore.google.com/detail/ai-impact-tracker/lbeceglchgnhaaidddcdgapnacdjofpf
- Ecoist Club : https://ecoistclub.com
- Small Business Carbon Calculator : https://smeclimatehub.org/start-measuring/#block-small-business-carbon-calculator
- Calculateur de gaz à effet de serre (GES) de BDC : https://www.bdc.ca/fr/articles-outils/developpement-durable/centre-action-climatique/articles/boite-outils-pour-calcul-emissions-gaz-effet-serre-ges
Il est également possible de calculer la performance environnementale d'un site Web et de suivre des recommandations d'optimisation et d'amélioration via eco Index : https://www.ecoindex.fr/
Enfin, la boîte à outils de l'Institut du numérique responsable (INR) a pour but d’aider la réduction de l’empreinte numérique : https://sustainableit-tools.isit-europe.org/
Stratégies pour la souveraineté numérique
L'adoption de pratiques rigoureuses de gestion des systèmes d'information permet d'améliorer l'accès aux contenus tout en évitant l'accumulation de données inutiles. Une attitude de détournement de la high-tech par la slow.tech est une piste pour sortir des GAFAM qui ont le monopole des technologies numériques depuis le tournant du siècle dernier.
L'idée ici est de s'approprier leurs nouvelles technologies, mais de ne pas les utiliser dans leur environnement clos, et d'opter pour des options éthiques et locales. Il s'agit de soutenir l'innovation indépendante, à échelle humaine. Ainsi, la souveraineté, la sécurité, l'intégrité, l'authenticité, la fiabilité et l'exploitabilité des données sont possibles.
Cependant, l'action citoyenne peut sembler futile face à des enjeux autant systémiques. Nous sommes couramment témoins d'injustices et on peut se demander comment et à partir d'où l'évolution s'opérera. Comment agir à tous les niveaux (citoyen, institutionnel, gouvernemental) pour remédier à l'injustice que nous imposent les big tech, avec leurs propres lois et normes ? Comment se détacher d'un système aussi tentaculaire que celui de Microsoft ?
Nous en déduisons que les perspectives des pratiques innovantes et durables en archivage numérique dans le milieu culturel québécois sont toutes reliées à la souveraineté numérique (cybersouveraineté).
Stratégie #1 : sortir des GAFAM
Une première stratégie est de sortir des GAFAM en choisissant des compagnies indépendantes, de préférence locales si elles sont disponibles. Leur fonctionnement doit être éthique, écoresponsable et privé, ce qui sera explicité ci-bas.
Voici quelques alternatives aux solutions de bureautiques tout-en-un comme Google Workspace ou Microsoft 365 :
- https://www.infomaniak.com/fr
Stratégie #2 : outils gratuits et ouverts
Une deuxième stratégie est d’utiliser des outils gratuits et ouverts (open source), comme ceux de La Digitale. Leurs outils sont intéressants parce qu'ils fonctionnent localement sur le navigateur Web de l'utilisateur·rice et qu’aucune donnée n'est recueillie ni traitée sur le serveur de cette compagnie :
- Créer des codes QR : https://ladigitale.dev/blog/digicode-pour-creer-des-codes-qr
- Supprimer les métadonnées des images (compresse le fichier et le rend plus léger) : https://ladigitale.dev/blog/digiexif-pour-supprimer-les-metadonnees-des-images
- Épurer les pages et les articles : https://ladigitale.dev/blog/digiread-pour-epurer-les-pages-et-les-articles
- Pour organiser, modifier et convertir des fichiers PDF : https://digipdf.app/?lang=fr_FR
- Convertir et compresser des fichiers audios et vidéos : https://ladigitale.dev/blog/digitranscode-pour-convertir-des-fichiers-audio-et-des-videos
D’autres sources sont disponibles via le Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires (CHATONS), qui rassemble des structures proposant des services en ligne libres, éthiques et décentralisés permettant de trouver rapidement des alternatives respectueuses des données et de leur vie privée aux services proposés par les GAFAM. CHATONS est un collectif initié par l'association Framasoft (réseau d'éducation populaire fondé en France en 2001), suite à sa campagne Dégooglisons Internet : https://www.chatons.org/
Quelques exemples d’outils :
- Remplacez Doodle par Framadate : https://framadate.org/abc/fr/
- Remplacer Forms par Framaforms : https://framaforms.org/abc/
- Remplacez Word par Framapad : https://framapad.org/abc
- Remplacez YouTube par PeerTube : https://joinpeertube.org/
- Remplacez M365 ou Workspace par Framaspace : https://www.frama.space/abc/fr/
- Remplacez Slack par Framateam : https://framateam.org/login
OmniTools est une autre ressource servant à augmenter sa productivité. Elle propose des milliers d'utilitaires conviviaux pour modifier des images, du texte, des listes et des données, directement depuis votre navigateur : https://omnitools.framatoolbox.org/
Également, la boîte à outils de l'Institut du numérique responsable (INR) a pour but d’aider la réduction de l’empreinte numérique avec presque 300 outils : https://sustainableit-tools.isit-europe.org/
Stratégie #3 : IA hors ligne
Une troisième stratégie consiste à utiliser une solution d'IA hors ligne, directement sur votre ordinateur (sans internet) :
- https://goia.ca/ (en ligne, 100 % québécoise, mais aussi écoresponsable et performante)
Stratégie #4 : moteur de recherche
Une quatrième stratégie est d'utiliser un moteur de recherche écoresponsable :
- Ecosia, moteur de recherche qui verse 80 % de ses revenus à des associations à but non lucratif qui œuvrent pour la reforestation. 45 recherches effectuées servent à planter un arbre : https://www.ecosia.org/
- Ecogine, moteur de recherche qui distribue ses bénéfices à des associations environnementales choisies par le vote des internautes : https://ecogine.org/
Infonuagique locale et souveraine
L'infonuagique locale et souveraine se démocratise de plus en plus au Québec. Stéphane Garneau de Micrologic, la première compagnie d'infonuagique souveraine au Canada, met en avant le fait que la souveraineté est un levier de résilience collective. Dans ce contexte, le recours à des solutions souveraines devient de plus en plus pressant. Durant sa conférence Quand la souveraineté numérique devient un levier de résilience collective à l'événement MTL Connecte 2025, Stéphane Garneau défendait une infonuagique plus ouverte, permettant aux organisations de réduire leur dépendance à Microsoft et de se tourner vers d'autres fournisseurs. Il expliquait également que les Canadien·ne·s n'ont pas de liberté numérique parce qu'ils et elles envoient leurs données numériques à des entreprises américaines (MTL Connecte, 2025) (Micrologic, 2025).
Stéphane Garneau a donc avancé le concept de se placer dans un contexte favorable :
- Le climat moyen de quatre degrés Celsius au Québec permettrait de réduire la consommation énergétique nécessaire au refroidissement des centres de données.
- L'hydroélectricité est une énergie verte.
Le Québec semble être un territoire propice où l'innovation se mêle à la durabilité. Des exemples sont :
- Le centre de données à Lévis par Qscale, qui conçoit et exploite une infrastructure de colocation haute densité pour l’IA, adaptée à l’entraînement à grande échelle, alimentée à l’énergie renouvelable et conçue pour le refroidissement liquide (QScale, 2025).
- Il en va de même pour Orio Cloud, qui offre des services d'infonuagique québécois, mettant l'emphase sur des engagements écoresponsables, la sécurité avancée des données, et une maîtrise de l'empreinte carbone afin d'atteindre la neutralité carbone (Orio Cloud, 2025).
- Il y a même à Montréal un service d’hébergement web local, engagé socialement et éthique : https://www.koumbit.org/fr
Archivage continu
L’archivage continu et rigoureux des données améliore la qualité des systèmes d’information et limite la surcharge numérique. Engageons-nous dans une voie d’émancipation citoyenne face à la high-tech dominante par la réappropriation de la technologie à échelle locale pour assurer souveraineté et durabilité !
Cependant, l’action individuelle semble limitée face à la puissance systémique des grandes entreprises du numérique, et peu de sources abordent des stratégies concrètes de mobilisation collective, ce qui serait une piste de recherche à poursuivre. Les instances gouvernementales pourraient, par exemple, s’inspirer du milieu culturel en finançant davantage l’innovation durable des startups québécoises, comme c’est le cas du festival MUTEK et de son AI Ecologies Lab : Résidence interdisciplinaire encourageant des approches innovantes et durables de l’IA dans le secteur culturel prenant forme de laboratoire pour examiner les défis du coût environnemental de l’IA, tout en faisant progresser l’innovation artistique et culturelle liée à celle-ci (MUTEK Forum, 2025).
3.2 Journées d’archives institutionnelles de l’AGAC
Quatre fois par an, l’Association des galeries d’art contemporain (AGAC) tient une journée d’archives institutionnelles afin d'assurer une gestion rigoureuse et durable de ses documents, tant numériques que physiques. Cette initiative vise à structurer et à pérenniser les pratiques de gestion documentaire de l’organisation, tout en mobilisant collectivement l’équipe autour de l’entretien de sa mémoire administrative. Cette activité se déroule le premier lundi de juin et de décembre, ainsi que le dernier lundi de janvier et d'août, période de ralentissement dans le calendrier de l’équipe.
Pourquoi traiter ses archives au fur et à mesure ?
Adopter une approche continue en gestion documentaire présente plusieurs avantages concrets. D’abord, cela permet de réduire la charge de travail en évitant l’accumulation de documents à traiter, ce qui facilite leur classement, leur repérage et leur élimination.
Cette méthode favorise aussi une meilleure conformité aux obligations légales et réglementaires, comme celles prévues par la Loi 25. Elle contribue à minimiser les risques liés à la perte de données et à la surcharge informationnelle, tout en assurant une meilleure efficacité opérationnelle.
Enfin, elle évite l’effet décourageant ou paralysant d’un important rattrapage (backlog) à effectuer en une seule fois, souvent plus long, plus coûteux, et plus complexe à prioriser.
Organisation du travail
La semaine précédant l’activité, un tableau avec la liste des tâches aussi bien numériques que physiques est envoyé aux employé·e·s. Le vendredi précédent l’événement, tous les membres de l’équipe ajoutent un message d’absence à sa boîte courriel afin de ne pas être dérangés durant cette journée de travail exclusivement dédiée aux tâches de gestion documentaire.
La journée est divisée en trois volets :
1. Avant-midi : travaux liés à la gestion documentaire numérique (classement, archivage, suppression des doublons, mise à jour des fichiers, etc.) ;
2. Midi : repas collectif payé par l’AGAC ;
3. Après-midi : travaux de gestion documentaire physique (tri, rangement, élagage, classement et inventaire des dossiers papier).
Liste de tâches non exhaustives pour les archives institutionnelles
- Transfert et suppression des fichiers locaux (téléchargement, bureau, documents, etc.) sur les ordinateurs de travail ;
- Transfert des fichiers dans « Mon Drive » vers le bon Google Drive partagé, puis supprimer les doublons ou versions de travail antérieures ;
- Transfert et suppression des dossiers et fichiers sur Google Drive de partage externe pour les projets terminés ;
- Vérifier que tous les mots de passe sont à jour dans BitWarden ;
- Supprimer les courriels désuets, nettoyer les abonnements aux infolettres et optimiser l’utilisation des libellés dans Gmail ;
- Mettre à jour le logiciel des ordinateurs.
Liste de tâches non exhaustives pour les archives départementales
Spécifique aux communications :
- Faire la maintenance des audiences, tags et contacts dans Mailchimp ;
- Uniformiser la nomenclature de la médiathèque du site Web Plural ;
- Réinitialiser les tâches annuelles dans Notion ;
- SEO pour nos sites Web.
Spécifique aux finances :
- Supprimer les renseignements personnels (RPs) (bancaire, supprimer les spécimens chèque dans Notion, etc.) ;
- Numériser les documents financiers (outil comptable numérique Sage50).
Spécifique aux projets :
- Faire le tri des accès dans Wiin ;
- Archiver les projets terminés dans Wiin ;
- Nettoyer les RPs dans les documents de projets (location de murs, Plural, etc.) selon le calendrier de conservation ;
- Ménage de la boîte courriel générique info@agac.ca.
Transfert d'archives vers Artexte :
- Rassembler une copie de chaque document promotionnel de l'année en cours (imprimé) ;
- Imprimer les infolettres de l'AGAC de l'année en cours ;
- Préparer un dossier zip avec les infolettres de l'année en cours à envoyer par WeTransfer ;
- Préparer un dossier zip avec les photographies de l'année en cours à envoyer par WeTransfer.
Spécifique à cybersécurité
- Mettre à jour les procédures pour la Loi 25 ;
- Mettre à jour les registres pour la Loi 25 ;
- Transférer le contenu des disques durs externes (entreposés dans le coffre-fort) vers le Google Drive.
Transfert d'archives vers Artexte
Artexte est un OBNL qui joue un rôle clé dans la documentation, la conservation et la diffusion des savoirs en art contemporain au Canada.
Si vous êtes un organisme ou un·e artiste œuvrant dans le secteur de l'art contemporain, en transmettant vos documents promotionnels (physique ou numérique) à Artexte, vous contribuez activement à enrichir une collection de référence essentielle pour les chercheur·e·s, étudiant·e·s, historien·ne·s de l’art et travailleur·euse·s culturel·le·s.
Catalogues d’exposition, dépliants, affiches, communiqués de presse, documents numériques, bulletins ou contenus Web : chaque trace de vos activités renforce la représentativité et la visibilité du milieu des arts visuels. Ces archives permettent de mieux comprendre les pratiques, les tendances et les dynamiques du secteur, tout en assurant la pérennité de vos initiatives.
En déposant régulièrement vos documents chez Artexte, vous participez à la construction d’une mémoire vivante, accessible et durable de l’art contemporain au Québec et au Canada.
À propos
William Jourdain est l'agent de développement numérique de Culture Laval, où il œuvre à favoriser les liens, les innovations et les collaborations au sein des secteurs des arts et de la culture. Il est également titulaire d’un baccalauréat en histoire de l’art de l’UQAM et il termine actuellement le programme du Certificat en gestion de l’information et des archives à l’UQAM. Il a aussi une certification en analyse de données assistée par l’intelligence artificielle avec DeepLearning.AI et est membre de l’Association des archivistes du Québec (AAQ).
Fort de plus de quinze ans d’expérience dans les arts contemporains et numériques, la muséologie et la médiation culturelle, il a mené à bien de nombreux projets en tant que commissaire d’exposition, théoricien sous son pseudonyme d’artiste, Automatisme. Son travail a été présenté et soutenu par des partenaires internationaux, tels que Constellation Records (CA), Mille Plateaux (GE), MUTEK, ELEKTRA et le Elektronmusikstudion EMS (SE) et d’autres. Il a récemment été commissaire-artiste de l’exposition Les Paysages Autres, qui traitait du croisement entre arts numériques, innovations et impacts environnementaux.
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À titre d’agent·e de développement culturel numérique (ADN) pour l’Association des galeries d’art contemporain (AGAC), Laurianne Lalonde œuvre à la concertation des acteurs du secteur culturel, à la promotion de pratiques numériques innovantes et à la mise en place d’outils favorisant l’acquisition de compétences numériques. Elle accompagne également le développement de projets stratégiques et maintient une veille active des tendances émergentes.
Son approche allie vision stratégique et expertise technique afin de faire avancer la transformation numérique des organisations culturelles dans le secteur des arts visuels. Ielle est également membre de l’Association des archivistes du Québec (AAQ).
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Agent de développement culturel numérique chez Xn Québec, David Lamarre œuvre au cœur de l’écosystème québécois de la créativité numérique. Il conçoit et anime des initiatives concertées visant le développement des compétences, le partage d’expertises et la mutualisation des pratiques au sein du milieu.
Fort d’une expérience en journalisme, en communication numérique et en gestion de communautés, il possède une solide expertise en production de contenus, en analyse de performance, en veille stratégique et en animation de communautés en ligne. Il accompagne le secteur dans l’anticipation des transformations liées aux nouvelles technologies, notamment l’intelligence artificielle.
Bibliographie
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